La estructura orgánica de la empresa

Para desarrollar sus planes y actividades es necesario que cada persona de la empresa secta perfectamente cuál es su tarea y cómo debe actuar para contribuir al logro de los objetivos. La estructura orgánica de la empresa es un sistema de relaciones formales que enlaza y articula sus elementos humanos

Componentes de la estructura orgánica

1)      un conjunto de puestos de trabajo

2)      un conjunto de unidades orgánicas (departamentos, secciones)

3)      un sistema de autoridad

La organización como sistema de coordinación

Un mayor tamaño implica más cantidad y variedad de tareas que realizar, y esas tareas se tienen que repartir entre más personas. Al dividir el trabajo es necesario coordinarlo, para evitar que los esfuerzos de las personas vayan en direcciones opuestas. La organización es precisamente lo que aporta la coordinación.

Los organigramas

un organigrama es una representación gráfica de la estructura una organización. Constituye una especie de mapa o plano de la estructura formal, donde aparecen la jerarquía, los puestos, los órganos y las relaciones entre ellos.

Tipos de organigrama

-          el organigrama vertical o piramidal es el modelo más frecuente. Es una representación que pone de relieve el aspecto jerárquico. En la zona más alta se haya el director general y la más baja la constituyen los trabajadores de cada sector

-          el organigrama horizontal tiene la misma estructura que el vertical pero en él los puestos de mayor autoridad se sitúan a la izquierda

-          el organigrama circular o radial también es bastante utilizado. En él se sitúa en el puesto central a la máxima autoridad, y a los niveles jerárquicos inferiores a su alrededor, en forma de círculos concéntricos

El diseño de la estructura orgánica

el diseño organizativo es el proceso mediante el cual la empresa establece su estructura orgánica. No sólo se lleva a cabo cuando se crea la empresa. Al contrario, el reajuste y la modificación de la organización son bastante frecuentes, ya que son necesarios siempre que haya problemas de coordinación.

La estructura orgánica debe considerarse como una herramienta para trabajar, y tiene que estar a medida para cada empresa. No existe un modelo óptimo de organización que valga igual para todas las empresas y en todos sus períodos de vida.

Variables determinantes de la organización

se llaman variables determinantes de la organización al conjunto de constancias internas y externas que deben tenerse en cuenta en el diseño organizativo.

-          El medio ambiente o entorno

-          la estrategia y objetivos de la empresa

-          la actividad de la empresa

-          los aspectos socioculturales de la empresa

decisiones de diseño organizativo

división del trabajo y especialización

la división del trabajo consiste en fraccionar una tarea global en otras menores, que pueden ser asignadas a puestos, órganos o departamentos. La división del trabajo permite la especialización. Se obtienen ventajas como una mayor experiencia, el uso de herramientas específicas, mayor rapidez al no tener que pasar de una tarea a otra, o un mejor aprovechamiento de las capacidades y habilidades individuales

decisiones de agrupación de unidades

la agrupación de unidades consiste en reunir, dentro de una misma unidad orgánica, un conjunto de tareas afines entre sí y diferentes de las que se realizan en otras unidades. Estas unidades agrupadas forman un departamento. La departamentación es el diseño de la estructura en sentido horizontal, ya que se refiere a la creación de unidades diferenciadas dentro de un mismo nivel orgánico.

Criterios de a grupo agrupación

-          agrupación funcional: consiste en reunir, en un mismo órgano, todos los puestos de una sola especialización profesional, es decir, todos los que se dedican a labores propias de la misma área funcional. La principal ventaja es que los especialistas se intercambian y se multiplican la experiencia y el conocimiento, y se puede obtener un trabajo de mayor calidad técnica. El inconveniente es que no es fácil que las diferentes especialidades se entiendan y se coordinen entre sí, porque cada una tiene sus propios criterios de calidad, hablan lenguajes técnicos distintos y tienden a saber mucho de un campo y muy poco de todos los demás.

-          Agrupación por procesos: se trata de agrupar los puestos según las etapas propias de un proceso productivo. Su ventaja principal es la reunión de especialistas en una misma unidad y su inconveniente es la dificultad de engarzar y coordinar los procesos; sobre todo, cuando unas fases tienen más carga de trabajo que otras.

-          Agrupación por criterios de mercado: consiste en reunir en una misma unidad todas las actividades que se dirigen a un mimo segmento de mercado. Esta agrupación se hace con la finalidad de dar prioridad a las necesidades externas. Puede utilizar diferentes criterios para segmentar al mercado:

a)      agrupación por productos: consiste en reunir en la misma unidad todas las actividades que se refieren a un solo tipo o grupo de productos

b)      agrupación territorial: reúne en un único órgano todas las actividades relacionadas con la misma zona geográfica

c)       agrupación por clientes consiste en reunir todas las actividades destinadas a un mismo grupo de clientes en una unidad organizativa

decisiones de coordinación

la agrupación del trabajo en unidades (secciones y departamentos) es necesaria para poder coordinar las tareas. Al frente de cada unidad se puede situar a una persona que conozca bien ese tipo de actividades y pueda dirigirlas eficazmente.

Pero al igual que ahí que coordinar dentro de cada unidad, el conjunto de unidades que han resultado de la agrupación también tiene que operar armónicamente, de forma que todas contribuyan al logro de los objetivos.

Por tanto, tiene que establecerse una coordinación entre unidades

la red de autoridad

establece el sistema de decisión de la empresa y distribuye la autoridad, es decir, el poder para mandar sobre otras personas. Las relaciones de autoridad se llaman también relaciones lineales o ejecutivas

será necesario un órgano superior que coordine todas las unidades, éste será el empresario o gerentes. Al frente de cada unidad de la organización tiene que haber un puesto directivo que será el responsable de coordinar las actividades a su cargo. Pero a su vez en algunas unidades que forman otras unidades más pequeñas, tienen que ser dirigidas por un responsable. Gracias a la jerarquía, pueden llevarse a cabo la planificación y el control.

A autoridad y responsabilidad

la autoridad es el derecho legítimo a mandar sobre otras personas, que la empresa otorga a los directivos y equivale a poder de decisión.

La responsabilidad es la obligación de responder, es decir, de rendir cuentas de las actuaciones.

La responsabilidad y la a autoridad sigue en direcciones opuestas. La autoridad va de arriba hacia abajo, del jefe a los subordinados. Mientras que la responsabilidad va de abajo hacia arriba, de los subordinados hacia el jefe. La autoridad y la responsabilidad deben guardar un equilibrio.

El diseño de la red de autoridad

-          la cadena de mando: es la secuencia de autoridad que va desde la cúspide hasta la base de la organización

-          la unidad de mando: es la conveniencia de que los empleados tengan una única autoridad directa sobre ellos

-          el tamaño del ángulo de control: es el número de subordinados que pueda ser dirigidos de forma eficaz por un jefe.